Et nyt onlineværktøj skal nu hjælpe DDV’s medlemsvirksomheder til at benchmarke sig selv, når det gælder deres niveau af vedligehold. Analyseværktøjet er baseret på en tilpasset model af SAMÍ-pyramiden, som har fem niveauer af vedligehold.
Ved at svare på en række spørgsmål udløses et antal point, som til sammen giver en bestemt score. Denne score omsættes i en farveskala – med fem farver – som angiver niveauet af vedligehold: Grøn er højeste score. Rød er laveste niveau af vedligehold. På den måde ”bygger” værktøjet en specifik pyramide for hver besvarelse, som viser virksomhedens aktuelle vedligeholdsniveau.
»Det nye analyseværktøj tjener to formål; Det skal hjælpe virksomhederne med en retvisende vurdering af deres vedligeholdsniveau, så de kan igangsætte en mere målrettet indsats – hvis nødvendigt. Værktøjet skal samtidig give DDV nødvendig feedback, da vi ud fra svarene kan se, hvor der er brug for at udvikle nye medlemstilbud. Det har vi faktisk allerede gjort på baggrund af testfasen af det nye værktøj,« siger Allan Pedersen, formand for DDV.
Umiddelbar besvarelse
En arbejdsgruppe, nedsat af DDV’s bestyrelse, har udviklet DDV-udgaven af vedligeholdspyramiden, som nu er tilgængelig online på www.ddv.org/ddv-analysen og indeholder 128 spørgsmål om 25 forskellige aspekter af vedligehold, som repræsentanter for virksomhederne skal svare på.
»Vi har ikke undersøgt medlemmernes niveau af vedligehold siden 2006, men denne gang har vi grebet det anderledes an. Vi har helt bevidst designet analyseværktøjet på en måde, så man ikke skal indhente bestemte data, før man kan svare. Vi har vurderet, at det er en stor hindring for, at medlemmerne vil benytte værktøjet, hvis de skal bruge tid på at finde data frem fra forskellige systemer. I stedet har vi baseret værktøjet på en række udsagn om vedligehold, som man umiddelbart bør kunne svare på. Det betyder, at man skal bruge en halv til en hel time på at besvare skemaet online. Skemaet sendes herefter automatisk til DDV, der behandler resultatet og sender vedligeholdsscoren retur til vedkommende, der har lavet besvarelsen,« siger Allan Pedersen videre.
Analysen er designet til at være fremtidsholdbar, så den også kan bruges i 2022, 2023 og så videre med de samme spørgsmål. På den måde kan både medlemmerne og DDV oftere gøre status på det aktuelle vedligeholdsniveau og sammenligne fra år til år.
Dialog om spørgsmål og svar
Analyseværktøjet er testet blandt medlemmer af DDV’s Maintenance Excellence-netværk og er allerede blevet positivt modtaget. En stor medlemsvirksomhed har således tilkendegivet, at den vil bruge værktøjet til afklaring og udvikling af sin vedligeholdsindsats. Man kan også bruge værktøjets spørgsmål til at tage en drøftelse blandt virksomhedens vedligeholdsmedarbejdere.
»Det kan være en god idé at lade flere vedligeholdsansvarlige medarbejdere udfylde værktøjet. Hvis man er flere fra virksomheden, som bruger værktøjet, kan man efterfølgende få en drøftelse ud fra nogle helt konkrete spørgsmål og svar, og prøve at finde ud af, hvorfor man måske ikke har svaret ens på alle spørgsmålene. Hvis der er meget stor spredning i svarene, kan det være tegn på, at der er brug for bedre koordinering, kommunikation og fælles forståelse af virksomhedens vedligehold, da det ellers kan være svært at udvikle ens vedligehold. Hvis der er brug for nye initiativer, kan værktøjet hjælpe til at pege ret konkret i den rigtige retning,« siger Peter Vangsø Jeberg, som har deltaget i udviklingen af analyseværktøjet. Til daglig arbejder han hos Energinet og er medlem af DDV’s bestyrelse.
Fundamentet skal være i orden
Farverne i pyramidens fem niveauer angiver blandt andet, om der mangler vedligeholdstiltag i fundamentet af pyramiden. Hvis der således er mange røde felter i det grundlæggende vedligehold, kan det være et tegn på, at der bør iværksættes en indsats på bestemte områder.
»Som med rigtige pyramider skal fundamentet være i orden i virksomhedens vedligehold, og værktøjet kan vise ret præcist, om det er tilfældet. Dermed ikke sagt, at der skal være rent grønt på alle niveauer, før tingene er i orden. Det er ikke alle virksomheder, der skal score højt på de øverste niveauer. Det koster jo også investeringer og ressourcer at bevæge sig op og få høj score på pyramidens øverste niveauer. Det kan være godt nok at have en god score på de nederste niveauer, eventuelt med høj score på visse områder højere oppe i pyramiden, hvis det har særlig betydning for netop den virksomhed. Målsætningen afhænger af den enkelte virksomheds forhold. Det vigtige er, at der ikke er røde ”huller” i pyramiden under det niveau, man ønsker at være på,« siger Peter Vangsø Jeberg.
Benchmarking med andre virksomheder
Hvis svarene og scoren viser, at man afviger meget fra lignende virksomheder eller sin branche, så vil værktøjet ret præcist udpege de områder, hvor man afviger, og hvor der måske skal gøres en indsats.
»Værktøjet er opbygget, så man kan benchmarke sig i forhold til andre virksomheder, men også i forhold til den branche, man befinder sig i. Efterhånden som flere DDV-medlemmer anvender værktøjet, kommer der bedre data, så virksomhederne kan sammenligne sig med andre virksomheder i deres branche. Men det er også vigtigt at forstå, at ikke alle virksomheder nødvendigvis skal ligge på samme score i alle kategorierne. Niveauet af vedligehold vil i høj grad afhænge af, hvilken type virksomhed der er tale om, hvilken branche der er tale om, og hvilken konkurrencesituation man befinder sig i,« siger Peter Vangsø Jeberg videre.
Alle besvarelser er i øvrigt anonymiseret, så ingen virksomhedsnavne optræder, og man kun vil kunne se branche og organisationens størrelse på de andre virksomheder, som har anvendt analyseværktøjet.
Udvikling af medlemstilbud
Når man står med svarene, sin score og farvekode, kan virksomheden bruge det som udgangspunkt for en afklaring af, om der skal igangsættes nye initiativer for at højne vedligeholdsniveau generelt, eller der skal iværksættes særlige indsatser på udvalgte områder.
»Vi håber, at værktøjet vil hjælpe virksomhederne til at afklare, om de er dér, hvor de gerne vil være, når det gælder vedligehold. Værktøjet vil forhåbentlig give virksomhederne et mere realistisk billede af deres vedligeholdsniveau, så man kan iværksætte relevante indsatser,« siger Peter Vangsø Jeberg.
Men analyseværktøjet bliver også vigtigt for den fremtidige udvikling af DDV’s medlemstilbud.
»Hos DDV arbejder vi hele tiden med at udvikle nye relevante tilbud til medlemmerne, og ud fra testfasen af analyseværktøjet kunne vi se, at der generelt var lav score, når det handlede om leverandørstyring og outsourcing. Det gav anledning til, at vi har udviklet nogle webinarer om blandt andet de juridiske aspekter af leverandøraftaler. Fremadrettet forventer vi, at analyseværktøjet kommer til at give ny information om behovet for nye medlemstilbud og -aktiviteter. Måske kan vi endda udvikle tilbud, som er målrettet bestemte typer virksomheder og brancher, efterhånden som flere og flere medlemmer anvender værktøjet,« siger Allan Pedersen.
Eksempel på spørgsmål i DDV’s analyseværktøj
Forebyggende vedligehold
- 1 1. Kritiske anlæg er omfattet af en forebyggende vedligeholdsplan.
- 1 2. For ikke-kritiske anlæg er det aktivt valgt om de skal være omfattet af en
- forebyggende vedligeholdsplan.
- 1 3. Der følges løbende op på udførelsen af forebyggende arbejdsordrer for at
- identificere og håndtere eventuelle problemstillinger (fx mangler m.m.)
- 1.4. Der foretages løbende opfølgning og forbedring af forebyggende
- vedligeholdsplaner (fx indhold og intervaller).
- 1.5 Der foreligger jobbeskrivelser på de forebyggende opgaver.
Arbejdsgruppen bag analyseværktøjet
- Peter Vangsø Jeberg, Energinet A/S
- Jesper Pedersen, Siemens Gamesa
- René Bøge Jensen, Sund og Bælt
- Allan Pedersen, formand for DDV
- Eva Mosegaard, direktør for DDV
